İç Kontrol Sisteminin Yapısı ve Bileşenleri

İç Kontrol Sisteminin Yapısı ve Bileşenleri

Bir işletmenin iç kontrol sisteminin yapısı özellikle;

– İşletmenin büyüklüğü ile (personel sayısı, satışların tutan, üretimden satışa kadar uzayan süreçlerin sayısı gibi)

– İşletmenin mülkiyet yapısı, hukuki şekli (kişi işletmesi, anonim şirket, halka açık şirket gibi)

– Faaliyette bulunduğu sektör ve bu sektörün İçinde bulunduğu sorunlar,

– Kullanılan bilgi iletişim sistemi, bilgilerin toplanması, kaydedilmesi, özetlenmesi ve korunmasındaki imkanlar,
(Yönetim Bilgi Sistemi’nin yapısı) Yasal düzenlemelerden etkilenir.

Şüphesiz ki, küçük İşletmeler ile büyük İşletmelerde aynı sistemlerin kurulmasına olanak yoktur.

Diğer taraftan iç kontrol sistemi;

– İnsanların yanlış ve yetersiz davranışlarından,

– Sıra dışı veya önceden öngörülemeyen karmaşık işlem türlerinin doğmasından,

– İşletme yönetiminin bilinçli müdahalelerinden veya önemsememesinden,

– Kontroller ile görevli personelin sorumluluklarını yadsımalarından veya kötüye kullanımlarından,

– Değişen işletme ortamı ve çevre koşulları nedeniyle yetersiz kalmasından,

– Fayda/maliyet analizlerinin sonuçlarından da etkilenir.

Bunlar iç kontrol sisteminin yeterli bir şekilde kurulması ve fonksiyonel olarak çalışmaya devam etmesini önleyen hususlardır.

İç kontrol sisteminin işletmenin gereksinimlerine uygun, yeterli ve en ucuz maliyetli bir şekilde geliştirilmesi ve yürütülmesi tamamen işletme üst yönetiminin görevleri arasındadır.

Bankalar Kanunu Risk Yönetim ve İç Kontrol Sisteminin kurulmasını zorunlu görmekte, aracı kurumlarda iç kontrol sisteminin minimum unsurları belirlenmiş bulunmaktadır.

Bu kanuna göre bağımsız denetçide denetim raporunda iç kontrol sisteminin yeterliliği konusunda rapor verecektir.

Yine SPK Emeklilik Yatırım

Fonları için bağımsız denetim raporundan bağımsız olarak “Fonun İç Kontrol Sisteminin Durumuna İlişkin Rapor” örneği yayınlamış bulunmaktadır.

Yani iç kontrol sistemi ve iç denetimde bağımsız denetim kapsamına alınmış bulunmaktadır.

İç kontrol sisteminin temel bileşenleri (unsurları) farklı yaklaşımlarla farklı bir şekilde sıralanmaktadır.

Ancak en yaygın olan, kontrol ortamı, muhasebe sistemi ve kontrol noktalarının (yordamlarının) geliştirilmesine bağlı olarak incelenmektedir.

• Kontrol ortamı ile üst yönetimin işletmede kontrollere verdiği önem, onun yönetim felsefesi ve bilinci olarak ifade edilebilir.
• Bunun en iyi göstergeleri de iyi bir yönetim bilgi sistemi kurularak, düzenli bir şekilde “olması gereken/gerçekleşen” veya
  “planlanan/gerçekleşen” karşılaştırması yani bütçe ve daha mükemmeli olan standart maliyet uygulamaları olabilir.
• Başka bir göstergesi de işletmenin belirli bir büyüklüğe ulaştığı durumlarda iç denetim biriminin ve mali kontrol birimlerinin hatta bankalarda olduğu gibi iç kontrol biriminin ayrıca kurulmuş olmasıdır.
• Başka önemli bir gösterge ise işletmede yerine getirilen görevlerin tek kişide toplanmaması,
  bir fonksiyonun alt fonksiyonları bölünerek kişilerin birbirlerini karşılıklı kontrolüdür.

İç kontrol sisteminin yeterliliği konusunda diğer bir gösterge grubu ise kontrol yordamlarının geliştirilmiş olup olmadığıdır.

Kontrol ortamım geliştirmenin bir uzantısı veya gereği olarak kontrol yöntemleri geliştirilir.

Bunlar,

– İyi bir raporlama sistemi,

– Herhangi bir ödeme veya işlem yapmadan önce yetkililerin doğruluk kontrolü yapması,

– Sık sık mizan ve yardımcı hesapların incelenmesi ve ters bakiyeli hesapların kontrolü,

– Yardımcı defter kayıtları ile ana defter kayıtlarının karşılaştırılması,

– Faaliyetlerden elde edilen sonuçların dış verilerle karşılaştırılması vb. konulardır.